Cómo jefe de proyectos TI es fundamental estar abiertos al cambio y saber cómo administrarlo” Entrevista a Jeniffer Cuevas, Jefa de Proyectos TI de Pepiln.

Lanzamos nuestro “Miércoles de Líderes” con una entrevista a Jeniffer Cuevas, Jefa de Proyectos de TI en Pepiln, con quien conversamos sobre los desafíos, estrategias y experiencias como líder en el ámbito de la tecnología. 

Jeniffer compartió valiosos conocimientos sobre la importancia de las habilidades blandas en la gestión de proyectos, así como su enfoque en la adaptabilidad y la continua búsqueda de desarrollo profesional. También sus consejos para quiénes quieran desempeñarse en el campo de la tecnología.

Desafíos y estrategias en la gestión de proyectos TI

¿Cuáles son los desafíos más comunes que has enfrentado en tus proyectos y cómo los has abordado en el rol de líder?

Uno de los desafíos cruciales en mi rol de líder es evitar ver a los usuarios como adversarios y en su lugar, adaptarme al cambio y comprender que sus necesidades evolucionan constantemente. Es fundamental ser un aliado del usuario y acompañarlo en su proceso de descubrimiento del producto. Este enfoque debe reflejarse también en la manera en que se comunican estos conceptos a todo el equipo, destacando la importancia de entender las necesidades del usuario y ajustar nuestras estrategias en consecuencia.

Mantener la consistencia en la metodología y la agilidad mientras estamos abiertos al cambio es otro desafío clave. La industria en la que trabajamos está en constante transformación, por lo que debemos abrazar el cambio y adaptarnos a él, manteniendo al mismo tiempo la estructura y los lineamientos necesarios para operar de manera eficiente. Esto implica mantenernos organizados y enfocados en nuestros objetivos a pesar de las fluctuaciones externas.

Otro desafío importante es no perder de vista la visión del proyecto. Es esencial tener siempre presente cuál es la visión del usuario y qué queremos lograr con el proyecto. Esto nos ayuda a resistir mejor los cambios y a mantenernos enfocados en nuestros objetivos a largo plazo. 

¿Podrías compartir algunos consejos o mejores prácticas para llevar a cabo un proceso de levantamiento de requisitos efectivos en proyectos de TI?

Además de escuchar las iniciativas de los usuarios, es crucial reconocer que estas pueden estar sesgadas por su experiencia previa, lo que ya conocen o lo que actualmente poseen. Depender únicamente de un levantamiento de requisitos basado en estas observaciones puede llevar al fracaso, ya que no se está realmente descubriendo las necesidades subyacentes del usuario. Es fácil caer en la trampa de comprender cómo los usuarios realizan ciertas tareas, pero no comprender el para qué las realizan en primer lugar, lo que puede llevar a resultados deficientes.

Es común que los usuarios soliciten una solución específica, pero después de una investigación más profunda, se descubre que lo que realmente necesitan y a veces el resultado es algo completamente diferente. Por lo tanto, comprender el propósito detrás de sus solicitudes es fundamental. Esto implica ir más allá de lo que dicen que quieren y profundizar en el porqué y el para qué lo quieren.

¿Cuáles son algunas de las dificultades comunes que los equipos pueden enfrentar durante el proceso de levantamiento de requisitos y cómo pueden superarlas?

Durante el proceso de levantamiento de requisitos, los equipos pueden enfrentar una serie de dificultades comunes que pueden obstaculizar el éxito del proyecto. Algunas de estas dificultades incluyen la falta de participación del equipo, cuando no todos los miembros del equipo están involucrados en el proceso de levantamiento de requisitos, se pierden ideas valiosas y perspectivas importantes. Por eso es fundamental fomentar la participación de todos los miembros del equipo para garantizar una comprensión completa de las necesidades del usuario y evitar omitir aspectos clave.

Otra dificultad es la falta de claridad en los objetivos de las reuniones: antes de cada reunión, es crucial establecer claramente los objetivos que se desean lograr. Esto ayuda a mantener el enfoque durante la reunión y asegura que se aborden los temas pertinentes de manera eficiente. La falta de claridad en los objetivos puede llevar a discusiones dispersas y pérdida de tiempo.

Y también está la falta de contexto, por eso es importante que todos los miembros del equipo estén familiarizados con el contexto del proyecto y las necesidades del usuario. Esto les permite contribuir mejor con el propósito de las discusiones.

Por eso es fundamental fomentar la participación activa, establecer objetivos claros y específicos para cada reunión, proporcionar el contexto necesario antes de las reuniones, y aprovechar al máximo el tiempo disponible durante las reuniones.

¿Cómo decides qué metodología de gestión de proyectos utilizar en cada proyecto de TI?

A la hora de decidir qué metodología de gestión de proyectos utilizar en cada proyecto de TI, en Pepiln, nos basamos principalmente en el marco de trabajo Scrum. Existe una preferencia clara por Scrum sobre la metodología en cascada, ya que consideramos que las empresas modernas necesitan adaptarse a un entorno de negocios cada vez más dinámico y cambiante.

Scrum proporciona los lineamientos necesarios para gestionar proyectos de manera ágil, centrándose en los valores y principios ágiles en lugar de prácticas rígidas. Reconocemos que cada proyecto y equipo es único, por lo que aplicamos la flexibilidad de Scrum para adaptar el proceso a las necesidades específicas de cada proyecto y equipo.

Uno de los aspectos esenciales que siempre mantenemos presente, es la realización de retrospectivas. Estas nos permiten reflexionar sobre el proceso e identificar oportunidades de mejora para futuros proyectos. Reconocemos que el proceso de construcción de productos comienza desde cero en cada proyecto, por lo que es fundamental adaptar nuestras prácticas y enfoques continuamente.

Además, entendemos que algunos usuarios pueden requerir un enfoque más interactivo y herramientas adicionales para satisfacer sus necesidades. Por lo tanto, estamos abiertos a incorporar elementos adicionales según las demandas específicas del cliente y del proyecto.

Perspectivas y Tendencias en el Mercado de Tecnología de la Información: Evolución del Puesto y Desafíos Actuales

¿Cómo se mantiene al día de la evolución de las tendencias en el mercado de la gestión de proyectos?

Mantenerse al día con la evolución de las tendencias en el mercado de la gestión de proyectos es crucial para ser un líder eficiente. Aquí hay algunas estrategias para seguir aprendiendo de expertos reconocidos. Para mí uno de los expertos más destacados  en el campo de la gestión de proyectos es Javier Garzas y su academia 233 Agile Academy. Estos líderes de opinión proporcionan información actualizada, consejos prácticos y perspectivas valiosas sobre las últimas tendencias y mejores prácticas en la gestión de proyectos.

También participo en eventos y conferencias para mantenerme al día con las últimas tendencias y establecer conexiones con otros profesionales. Esto me ayuda a mantener una perspectiva amplia y a obtener nuevas ideas que puedo aplicar en mi trabajo diario.

¿Qué consejos le darías a alguien que está considerando desempeñarse como Jefe de Proyecto en TI ?

Hay distintas formas de ser jefes de proyecto. No creo que haya un impedimento técnico para las personas que quieren insertarse en este mundo y son alejados de la tecnología. Creo que lo más importante es tener habilidades blandas, eso marca la diferencia. Y este es uno de los principales consejos que les daría. Aprender a comunicarse eficazmente, a liderar equipos, a resolver conflictos y a motivar a los miembros del equipo. Estas habilidades son cruciales para manejar relaciones, negociar con partes interesadas y garantizar la colaboración efectiva en el equipo.

También ser adaptable y flexible, ya que la industria de la tecnología está en constante evolución, por lo que es fundamental que estés dispuesto a adaptarte a los cambios rápidamente. Mantener una mentalidad abierta y flexible para enfrentar los desafíos y las sorpresas que surjan durante el desarrollo del proyecto.

Invertir en el desarrollo profesional y dedicar tiempo a seguir aprendiendo y creciendo profesionalmente con cursos de formación, la obtención de certificaciones relevantes y la búsqueda de oportunidades para ampliar tus conocimientos y habilidades en gestión de proyectos y tecnología de la información.

Y por último cultivar relaciones sólidas con los miembros del equipo, los interesados del proyecto y otros profesionales de la industria. La colaboración y el trabajo en equipo son clave para el éxito en la gestión de proyectos en TI, por lo que es importante construir y mantener relaciones positivas y productivas con todas las partes involucradas.

3 reglas de oro para liderar de manera eficiente 

• Definir la visión del proyecto desde el principio: Al iniciar un proyecto, es crucial tener reuniones exhaustivas para descubrir y comprender completamente la visión y los objetivos del proyecto. Esto incluye involucrar a todas las partes interesadas relevantes y asegurarse de tener una comprensión clara de las expectativas y requisitos del cliente. 

• Transparencia y comunicación continua: Esto implica realizar revisiones regulares del progreso del proyecto y buscar el compromiso activo del cliente y de todos los miembros del equipo. La participación del cliente en las reuniones ayuda a verificar que se esté siguiendo la visión del proyecto y permite realizar ajustes en tiempo real según sea necesario.

• Practicar la mejora continua a través de retrospectivas: Después de cada etapa significativa del proyecto, es importante realizar retrospectivas para reflexionar sobre lo que salió bien, lo que se puede mejorar y cómo se puede aplicar ese aprendizaje en futuros proyectos.